不論是政府單位還是企業亦或是個人，在日常台北商務中心工作進行和生活中都會經常性的碰到各類尋找會議室、租賃會場的需求。政府單位的行業管理會議、工作總結會、表彰大會。企業的年會、客戶答謝會、新產品發布會、招商會、培訓會議。個人生活中的生日宴、婚宴場所預定等等。都需要租賃會議室以保證會議的正常進行。
這就涉及到幾個問題，會議場所的選擇和預定，一般來說大多數的會議都是要安排在酒店裡面進行的。那麼作為會場選址的，我們該注重哪些方面的問題，做哪方面的工作，才能讓我們接下來的會議活動正常有序的進行呢。作為多年從事會議會展行業的我們，今天給大家提以下幾點建議，希望能對各位日後的會議會場預定有所裨益。
一、價格問題：國人的傳統理念讓我們覺得，不管購買任何產品或者服務台北會議室出租，生產廠家的價格應該是市場最低的，其實，這個想法是錯誤的，就拿會議室的租賃價格來說，酒店作為產品的制造者，無疑是價格的主宰。而我們都知道，酒店的會議室、客房、乃至娛樂、用餐等服務項目其實都存在很大的價格差距，同樣的產品不同的消費者，得到的價格會相差很多，同樣的，會議室的價格也是這樣，酒店在對待直客和中介的時候，給出的價格是截然不同的，後者獲得的價格是最實惠的。
二、布局問題：很多非專業會議操作人員，對會場的布局一般沒有什麼概念，所以，經常會發生這樣的事情：會議報到開始了，突然發現坐在後排的嘉賓無法完全看到主席台或者LED電子屏。原因是當初忽略了到會的人數比預計可能會多。
另外，會場中間有幾根立柱影響了大家的視線。其實，這些都是很簡單的、非常低級的失誤。只要我們提前對參會嘉賓以及會場實際情況有所了解，有相關的預案就完全可以避免的了得，比如，可以在會場的兩側提前布置移動的投影、幕布或者干脆加裝小型的LED電子屏台北會議室出租，一個小小的變通，就解決了會議的不足了。當然，建議您在主辦會議的時候，還是應該委托當地的專業會議來為您打理這些事務，作為主辦方，其實應該把精力放在參會代表或者嘉賓身上，如何讓每一位參會人員都能乘興而來滿意而歸才是主辦方應該關注的。所謂，專業的人做專業的事，道理就在這裡。
專業的會務經常的接觸各類會議，他們熟悉各種會議的流程，更擅長於掌控每一個環節的貫通性，俗話說，無規矩不成方圓，會議的優勢所在，就是他們可以將您的需求，通過標准化的會議流程來淋漓盡致的體現出來。讓您的會議活動在圓滿成功的同時，還可以最大限度的為您節約成本。
三、效率問題：當今社會，對於每一個人來說最珍貴的可能就是時間了，任何企業和個人都不願意在某一件事情上耗費太多的精力，我們台北辦公室出租預定會場也好、預定餐廳也好我們的目的是要開會或者是活動，所以，尋找會議場所只是一個必須的過程。那麼，自然越快搞定場所越好了。如果您自己去滿世界的找會場，一來浪費時間和精力，二來價格也不一定會符合要求。
那麼如何才能又快有便宜的找到理想的會議場所呢?其實，很簡單。您直接委托專業的會議就好了，他們的專業所在就是這些，一般會在半小時之內為您提供您所在城市的所有符合您要求的會議酒店，並附帶價格參考。作為會議主辦方，您只需要將會議為您提供的所有的項目去做一個增減工作就可以了，怎麼樣?是不是很實用呢?
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